Como gerir uma empresa remotamente

rapaz bem parecido a sorrir e a acenar com a mão durante uma video chamada através do computador portátil

Numa altura em que muitas pessoas estão a trabalhar a partir de casa, um dos maiores desafios é como saber gerir uma empresa remotamente de forma a que tudo funcione.

A mudança de uma empresa de um escritório para online não é fácil e para o ajudar a DHL Express preparou um guia. Siga as nossas recomendações para que esta seja uma mudança simples e bem-sucedida:

1. Preparação

Garanta que a sua equipa consegue comunicar e aceder ao servidor da empresa. Utilize uma VPN (rede privada virtual) remota segura se estiver a lidar com dados importantes e ficheiros pesados para que todos possam aceder aos mesmos.

2. Rotina

Tal como num escritório, para gerir colaboradores remotamente necessita de uma estrutura. Agende reuniões virtuais regulares com a sua equipa e tenha uma lista de tarefas para garantir que tudo acontece dentro dos tempos previstos.

3. Comunicação

A comunicação remota entre a equipa é essencial durante o teletrabalho. Utilize ferramentas online que o poderão ajudar como o Google Docs para que trabalhem nos mesmos documentos com diferentes níveis de permissões, o Dropbox para partilhar ficheiros ou o WeTransfer para enviar ficheiros pesados.

4. Reuniões

Esta é a altura ideal para transformar as reuniões que lhe ocupavam muito tempo em e-mails. Neste caso preste atenção à forma como escreve; os e-mails devem ser claros para transmitir facilmente a mensagem.

Quando for necessário ter uma reunião planeie a mesma para que seja concisa e dê oportunidade a todos de falar. Utilize ferramentas como o Skype, Teams ou Google Hangouts.

5. Logística

Se está a trabalhar num local diferente, tenha um bom parceiro de logística como a DHL Express, e garanta que continua a receber os protótipos, amostras e produtos de que necessita. Se tem de lidar com devoluções garanta que atualiza a morada de retorno e atualize os seus consumidores se houver alguma alteração na logística das encomendas assim como alterações nos tempos de envio.

6. Seguro

Se tem equipamento informático ou de outro tipo em sua casa, garanta que a sua apólice cobre os equipamentos e os seus trabalhadores.

Saiba como gerir o seu tempo a partir de casa.